Vanliga frågor/Frequently asked questions


Please, find the English version further down on this page.

Här besvaras vanliga frågor angående de stiftelser och fonder ur vilka man kan söka
medel via ansökningsportalen.

Generella frågor:

Vem är behörig att söka?
Vilket språk ska jag skriva ansökan på?
Hur vet jag att min ansökan har blivit registrerad?
Hur gör jag om jag vill granska eller ändra på min ansökan?
Vad gör jag om jag glömmer bort mitt lösenord?
Vad händer med min ansökan?
Vad händer om min ansökan kommer in för sent?
Vad händer om ansökan inte är komplett?
Hur får jag reda på resultatet?
När får jag reda på resultatet?
Hur får jag pengarna?
Vart vänder jag mig för att få hjälp?

Resebidrag:

Vad får jag använda pengarna till?
Vad ska jag göra med pengarna om resan blir inställd?
Kan jag söka flera gånger?
Vilka är bedömningskriterierna?



Generella frågor:


Vem är behörig att söka?
Det framgår i annonserna för respektive stiftelse vilka som är behöriga att söka.
Vilket språk ska jag skriva ansökan på?
Om inget annat framgår i annonsen kan ansökan inkl. eventuella bilagor vara
skrivna på svenska eller engelska.
Hur vet jag att min ansökan har blivit registrerad?
När du klickar på knappen Registrera på sista fliken i ansökan kommer du till
Sökandeservice. Där finns ditt unika ansökningsnummer samt ditt lösenord
för att logga in och granska eller ändra i din ansökan. Samtidigt får du ett
e-postmeddelande med information om ditt ansökningsnummer. Om du inte
får något email ber vi dig logga in och kontrollera att du angivit din e-postadress
korrekt.Det är viktigt att ange korrekt e-postadress eftersom att kommunikation
angående din ansökan skickas till angiven e-post
Hur gör jag om jag vill granska eller ändra på min ansökan?
Klicka på länken Sökandeservice/Login högst upp på sidan, och logga in
med lösenordet du fick när du skickade iväg din ansökan. Du kan ändra och
komplettera din ansökan ända tills utlysningen stänger, det vill säga fram till
kl 24.00 sista ansökningsdagen.
Vad gör jag om jag glömmer bort mitt lösenord?
Om du glömmer ditt lösenord till Sökandeservice, klicka på länken
Skicka lösenordet på nytt!, ange ditt personnummer i formatet ÅÅMMDD-XXXX
och klicka på Skicka, så kommer ditt lösenord per e-post.
Vad händer med min ansökan?
Ansökningarna sparas i en databas. När ansökningstiden gått ut får de
sakkunniga för respektive stiftelse eller fond tillgång till ansökningarna.
De gör en bedömning och sammanställer ett förslag till utdelning. Jäv
beaktas enligt KIs Jävsregler. Respektive styrelse tar sedan beslut om utdelning
(Styrelsen för Forskning, Styrelsen för
Forskarutbildning eller Styrelsen för Utbildning).

När det gäller Ruth och Richard Julins stiftelse och Alex och Eva Wallströms
stiftelse fastställer Styrelsen för forskning förslaget, och beslut om utdelning
tas slutligen av stiftelsernas styrelser hos SE-Banken.


När det gäller Erik och Edith Fernströms stiftelse fastställer Styrelsen för
forskning förslaget, och beslut om utdelning tas slutligen av stiftelsens
styrelse hos Svenska Handelsbanken.
Vad händer om min ansökan kommer in för sent?
Systemet stänger och utlysningen försvinner från portalen kl 24.00
sista ansökningsdagen. Det betyder att du inte kan skicka in någon
ansökan för sent.
Vad händer om ansökan inte är komplett?
Inkompletta ansökningar beaktas inte.
Hur får jag reda på resultatet?
Du får ett meddelande till den e-postadress som du angav i ansökan.
När får jag reda på resultatet?
I varje utlysningstext framgår när beslut om tilldelning kan väntas vara klart.
Tilldelade forskningsbidrag och priser ur KI Stiftelser och fonder publiceras löpande här.
Hur får jag pengarna?
Pengarna kommer att föras över till din institution vid KI. Kontakta
administrativ chef vid din institution.
Vart vänder jag mig för att få hjälp?
För frågor om blanketten och hur den ska fyllas i, liksom tekniska frågor,
skriv ett mejl till fonder@ki.se. Dit kan du också skriva för andra frågor
som du inte hittar svar på här.

Resebidrag:


Vad får jag använda pengarna till?
Pengarna får användas till omkostnader för den resa du ansökte för.
Notera att INDI (indirekta kostnader) kommer att dras på det tilldelade
beloppet, enligt gängse regler.

Information om beräkning av traktamente finner du här.
Vad ska jag göra med pengarna om resan blir inställd?
Om resan du beviljats pengar för blir inställd av någon anledning, ska du
med hjälp av din institution återbetala pengarna till Stiftelseförvaltningen.
Kan jag söka flera gånger?
Du får söka resebidrag så ofta du vill, men bara skicka in en ansökan per
utlysningsperiod. Du kan också tilldelas resebidrag flera gånger.
Vilka är bedömningskriterierna?
Resebidrag utom Hirsch:

En fullständig ansökan är en elektronisk ansökan + kompletterande dokument (se utlysningstext).

Ofullständiga ansökningar beaktas ej (ges noll poäng totalt).

Poäng delas ut enligt följande:

Aktivitet/syfte med resan
4 poäng Samarbete som berör forskning med utnyttjande av metodik som ej finns tillgänglig i Sverige
3 poäng Inbjudan till samarbete på annat laboratorium
2 poäng Personlig inbjudan för att föreläsa eller leda symposium vid kongress eller möte
1 poäng Aktivt deltagande i kongress eller motsvarande, med föredrag (muntligt eller poster) på eget initiativ
0 poäng Kongress eller annat möte utan dokumenterat aktivt deltagande

Akademisk titel/tjänst (resande)
3 poäng Doktorand som passerat halvtidskontroll
2 poäng Doktorand ej halvtid, postdoc, forskare, forskarassistent, docent
1 poäng Lektor, professor
0 poäng Övrigt

Maximalt belopp beroende på resmål
Europa 8 000 kronor
Övriga länder 14 000 kronor

Poängen för aktivitet och titel summeras. Högsta möjliga totalpoäng blir således 7.

Ansökningar med 0 (noll) poäng för aktivitet skall ges 0 (noll) poäng totalt.

Ansökningar utan angivna publikationer skall ges 0 (noll) poäng totalt.

Ansökningarna med högst poäng tilldelas först, varefter man fortsätter neråt
i poängskalan tills pengarna för perioden tar slut. I sista poänggrupp aktuell
för tilldelning kan beloppen komma att sänkas för att de ska räcka till samtliga
inom poänggruppen.

Axel Hirsch resebidrag för kirurger:

En fullständig ansökan är en elektronisk ansökan + kompletterande dokument (se utlysningstext).

Ofullständiga ansökningar beaktas ej (ges noll poäng totalt).

Poäng delas ut enligt följande:

Aktivitet/syfte med resan
2 poäng Inbjudan som chairman eller liknande
2 poäng Kvalificerad kurs (= en vecka eller mer)
2 poäng Kvalificerat studiebesök (= en vecka eller mer)
1 poäng Aktiv kongress
0 poäng Ingen aktivitet

Akademisk titel/tjänst (resande)
1,5 poäng Professor
1 poäng Docent

Poängen för aktivitet och titel summeras. Högsta möjliga totalpoäng blir således 3,5.

Ansökningar med 0 (noll) poäng för aktivitet skall ges 0 (noll) poäng totalt.

Ansökningar utan angivna publikationer skall ges 0 (noll) poäng totalt.

Samtliga sökandes poäng adderas och tillgänglig summa divideras med antalet poäng.
Fördelningen sker därefter enligt formeln poängsumma * poängvärde = anslag.



Frequently asked questions

Below are answers to frequently asked questions about the foundations and funds
from which you can apply for funding through the application portal.


General questions:

Who is eligible to apply?
What language should I apply in?
How do I know that my application has been registered?
How do I review or make changes to my application?
What should I do if I forget my password?
What will happen with my application?
What happens if my application is received too late?
What happens if my application is incomplete?
How do I find out the results?
When will I find out the results?
How I will receive my money?
Who should I contact for further details?

Travel grants:

What can I use the money for?
What should I do with the money if the trip is cancelled?
Can I apply more than once?
What are the assessment criteria?

General questions:


Who is eligible to apply?
The announcements for each foundation specify who is eligible to apply.
What language should I apply in?
Unless otherwise stated in the announcement, the application and any
attachments may be in either Swedish or English.
How do I know that my application has been registered?
When clicking Registrera (Register) on the last tab of the application, you will
be taken to 'Sökandeservice' (Applicant's service). There you will find your unique
application number and your password for logging in to review or make changes to
your application. You will also receive your application number in an e-mail. If you do
not receive an e-mail, please log in and check to see whether you gave the right
e-mail address. It is important to enter correct email address, since that communication
regarding your application will be sent to your e-mail.
How do I review or make changes to my application?
Click on 'Sökandeservice/Login' (Applicant's Service) on top of the page
and log in with the password you received after submitting your
application. You can view and edit your application until midnight on the
day of the application deadline.
What should I do if I forget my password?
If you forget your password to 'Sökandeservice', go to the page 'Sökandeservice' by
clicking the link on the top of the page. Then click Skicka lösenordet på nytt!
(Send the password again), fill in your person number (YYMMDD-XXXX). Click
'Skicka' (Send) and you will receive your password by email.
What will happen with my application?
Your application is stored in a database. When the application period expires,
the reviewers for the foundation in question will get access to the applications.
They will assess the applications and make up a suggested granting. The final
decision is taken by The Board of Research. Karolinska Institutet’s rules concerning
conflict-of-interest will apply. Each Board then takes a decision on dividends
(the Board of Research, Board of Research Education or the Board of Education). Karolinska
Institutet’s rules concerning conflict-of-interest will apply.

For Ruth och Richard Julins stiftelse and Alex och Eva Wallströms stiftelse the Board of
Research will confirm the proposal and the final decision will be made by the boards of the
foundations at SE-Banken.

For Erik och Edith Fernströms stiftelse, the Board for Research will confirm the proposal and
the final decision will be made by the board of the foundation at Svenska Handelsbanken.
What happens if my application is received too late?
The system shuts down and the announcement is removed from the portal at midnight
on the day of the deadline. In other words, it is impossible to submit an application too late.
What happens if my application is incomplete?
Incomplete applications are not processed.
How do I find out the results?
An e-mail will be sent to the address you listed in the application.
When will I find out the results?
Each announcement states when the decision is expected to be made.
Awarded research grants and prizes from KI Foundations regularly published here.
How I will receive my money?
The money will be transferred to your department at Karolinska Institutet.
Contact the administrative head of your department.
Who should I contact for further details?
Contact fonder@ki.se for more information.

Travel grants:


What can I use the money for?
You may use the money for expenses associated with the trip you applied for.
Note that INDI (indirect costs) will be withdrawn from the amount granted, according to the
routines of your department.

You can find information about per diem and allowances here.
What should I do with the money if the trip is cancelled?
If the trip for which you were granted is cancelled for some reason,
you must repay the money to the Foundation Administration through your department.
Can I apply more than once?
You can apply for travel allowance as often as you like, but only submit
one application per announcement period. In other words, you can be granted travel
allowance more than once.
What are the assessment criteria?
Travel allowance except for Hirsch:

An electronic application, including supplementary documents, constitutes a complete application.

Incomplete applications are not processed.

Scores are distributed as follows:

Activity/purpose of the trip
4 points Collaboration that affects the research and uses methodology that is unavailable in Sweden
3 points Invitation to collaborate at another laboratory
2 points Personal invitation to lecture or lead a symposium at a conference or meeting
1 point Active participation in a conference or the equivalent, including a lecture on your own initiative
0 points Conference or other meeting without documented active participation

Academic title/position
3 points Doctoral student who has passed the half-time controll
2 points Doctoral student (not yet passed half time), postdoc, researcher, research assistant, docent
1 point Senior lecturer, professor
0 points Other

Maximum amount by destination
Europe SEK 8,000
Other countries SEK 14,000

Scores for activity and academic position are added together. Thus, the maximum score is 7.

Applications with 0 (zero) points for activity is given a total of 0 (zero).

Applications without any publications is given a total of 0 (zero) points.

The applications with the highest scores are granted first, followed by those
with the second highest scores, etc., until there is no more money to award. As a result, the
applications are categorised by score as needed. If it is not possible to select applications
from the final category, the amounts granted will be lowered for the score category in question.

Axel Hirsch travel allowance for surgeons:

An electronic application, including supplementary documents, constitutes a complete application.

Incomplete applications are not processed.

Scores are distributed as follows:

Activity/purpose of the trip
2 points Invitation as chairman or similar
2 points Course, one week or longer
2 points Study visit, one week or longer
1 point Active conference
0 points No activity

Academic title/position
1,5 points Professor
1 point Docent

Scores for activity and academic position are added together. Thus, the maximum score is 3.5.

Applications with 0 (zero) points for activity is given a total of 0 (zero).

Applications without any publications is given a total of 0 (zero) points.

Available funds are divided by the total score of all the applicants to generate
a coefficient. The grant that an applicant receives is the product of their score and the
coefficient.

©Karolinska Institutet Forsknings- och forskarutbildningsavdelningen 2012